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亿方云重磅发布:一本CIO人手必备的《企业网盘选型白皮书》

来源:www.jz265.com 点击:1883

编者按:本文作者是一方云程远的CEO。他曾在世界上最大的企业云存储服务提供商Box服务,并帮助他成功登陆纽约证券交易所。 2013年,我回到中国创建一方云,致力于为企业客户提供最专业的文件管理服务。目前,一方云已经从顶级风险投资家那里获得了数千万美元的融资,拥有超过8万家大中型企业和团队用户,包括龙湖房地产,金科能源和森马。基于多年的行业经验和对国内市场的了解,程远先生对《企业网盘选型白皮书》进行了梳理和总结,希望对CIO的选择具有参考意义。

全面数字时代即将来临。在全面数字化的时代,企业的所有数据都将是电子化的。这些数字资产将成为企业未来竞争力和健康发展的重要武器。帮助企业数据创造价值的大数据应用程序应运而生,并立即成为所有公司最受欢迎和最热门的领域。

在过去几年中,我们讨论了企业大数据,更多地讨论了企业的结构化数据,即数据库中存在的企业的生产数据,交易数据,销售数据等。这些数据存储相对集中并进行了比较。通过不同的数据应用程序很容易提取有助于业务的分析价值。目前,企业通常对其他类型的更大和更高价值的数据不够重视,这些数据是由各种文档,图片,视频和音频文件表示的非结构化数据。这些数据目前处于极其分散的状态,并且它们通常携带企业最有价值的业务/业务信息。数据的丢失,泄露或不可访问将带来企业的信息安全,知识转移和业务效率。影响很大。奥斯特曼研究公司(Osterman)

研究)在2016年白皮书报告中,对来自北美IT/HR领域的187人进行的深入调查分析了员工流动对公司信息安全的影响。有关详细信息,请参阅下表:

一方云对企业内容管理市场的理解

我们对企业内容管理市场的新认识并非毫无根据。结合一方云的主要客户是实践经验。从企业信息化建设的角度出发,重点关注企业文档的管理,存储和共享。长期探索和经验总结形成一种选择模型,帮助企业中的决策者识别和选择企业内容管理产品。

首先,我们需要回顾过去企业使用的一些传统文件存储系统。我们认为传统的文件管理方法分为以下三个阶段:

A.以FTP和Windows网络存储为代表的企业文件管理1. 0阶段;

B.企业文档管理以传统文档管理系统和内容管理系统为代表2. 0阶段;

C.企业文档管理由企业网盘代表3. 0阶段。

接下来,通过上述三个发展阶段,我们可以在特定的使用过程中梳理出企业需求的演变以及这些产品的问题和局限性。

企业文件管理1.0:FTP,Windows网络存储

企业使用场景:FTP,网络存储可能是企业使用的最早的文件存储形式。它们可以为企业提供局域网中文件的集中存储,基于目录的访问和简单共享。

产品限制:此类系统的缺陷也非常明显。很难访问外部网络,尤其是移动访问。没有完整的权限系统,无法满足核心企业的需求,如文件搜索,文件预览,文件同步,无文件安全等。管理和管理等高级功能通常不被视为完整的企业应用程序。

企业文档管理2.0:传统文档管理系统,内容管理系统

企业使用场景:作为一种真正的企业应用,这种产品主要有助于解决企业在文件管理方面的需求。企业使用的主要方案是有序存档和管理重要的结果文件。此类产品通常根据业务经理或IT的需求进行设计,具有相对完整的管理功能和权限系统。

产品限制:虽然它可以有效地满足企业管理者的需求,但作为企业的核心文件存储系统,传统文档管理系统的最大缺点是管理过于沉重,忽视了企业员工的易用性。轻松访问和共享需求。我们看到的最后一个结果往往是公司部署了文档管理系统,但由于系统复杂且难以使用,员工会拒绝使用该产品,并继续使用许多个人级别的产品,如邮件,QQ群组共享,个人网络磁盘。这样,一方面,企业投资系统处于闲置状态,但更重要的是,企业无法真正有效地聚合,存储和保护这些包含日常工作过程中产生的有价值商业价值的文件。

企业文档管理3.0:企业网络磁盘

企业使用场景:企业网络磁盘是近年来新兴的企业文件存储方法,也是企业文件存储已演变为云的标志。通过企业网络磁盘,用户可以随时随地轻松访问文件,搜索,查看和简单共享,帮助企业,特别是那些分散团队的企业,有效提高工作协作效率。

产品限制:虽然企业网盘具有良好的易用性,但更多的是满足企业在文件存储,访问和共享方面的基本需求,而不是企业高级要求,如文件协作,文件管理和安全管理。有效覆盖不是一个完整的企业应用程序。

从这些不同代的企业文档管理产品中,我们分析了企业需求的演化路径:FTP帮助企业实现文档的基本存储,文档管理系统关注企业管理需求,企业网络磁盘主要解决企业文件访问和共享场景但是这三代产品并不能完全覆盖企业的全部需求,而且存在明显的弊端。随着企业越来越重视互联网时代的数据共享和办公协作,传统的文档管理系统已经无法跟上企业发展的步伐。

由于传统的企业文档管理解决方案存在明显的弊端,新一代企业文档管理产品(企业文档管理阶段4.0)必须满足企业信息化建设中的内容管理要求?

新一代企业文档管理产品

接下来,我将从四个方面进行深入分析:产品纵向,功能分析,技术架构评估点和部署方法。

●企业文档管理产品Mr.Right的产品肖像

由于前几代产品不是公司的Mr. Right,而且企业的需求在多样性上发生了变化,我们首先需要为满足企业未来的文档管理产品画图。然后在此基础上进行深入开发。

a)满足业务经理和员工的需求

企业管理者和员工对文档的需求是非常不同的。前几代产品往往只满足其中一种产品,这种相对多样化的需求满足了员工不喜欢或使用它们,或者它们可能会导致企业。文件管理不善,信息安全风险相对较大。因此,未来的企业文档管理产品必须能够满足管理者和员工的需求,才能在两者之间找到良好的平衡和统一。对于企业管理者而言,该系统应该帮助企业有效地汇总,存储和管理所有企业文档,以实现有效的知识积累和安全保护。同时,它必须非常简单易用,它可以成为员工随时随地访问,共享和协调文件的基本办公工具。

b)一站式内容平台

前几代企业级文档管理系统只能满足企业的部分需求,因此公司购买多套不同类型的系统显然存在问题。首先,这将导致系统和系统之间的信息孤岛。数据的不兼容性将使企业的业务链难以通过,基于传统软件的二次开发非常麻烦且成本高昂。而且,这将导致公司无法管理和保护所有标准文件数据。因此,未来企业文档管理系统的另一个肖像特征是:一站式内容平台。

包含平台两个词的原因是因为特定产品设计不满足企业的各种需求。 OA需要调用该文件以启动批准,并且可以轻松存档已批准的文档;

R&D文档库需要方便的文件搜索和预览;而CRM系统需要方便随时随地存储和共享产品数据,PPT和不同客户项目的合同.如果CIO希望这些文件数据在未来的统一存储和安全控制中执行,同时满足这些不同业务系统的文件要求,未来的企业文件管理解决方案必须具备PAAS功能。文件存储,搜索,预览,编辑和权限等基本文件功能以非常标准的API和SDK格式打开,可以轻松嵌入到企业业务系统中,企业员工可以使用文件管理专属平台。 APP用于文件访问和共享,也可以方便地用于其他业务系统(如下图所示)。

●针对企业需求金字塔,企业决策者合理延伸需求

不同的企业对内容管理有不同程度的需求,层层化企业的需求,并在每个层面上赋予一些代表性的功能。在此基础上,企业决策者可以根据自己的需要进行制定。延伸。这是公司基于对企业需求的理解对文档管理和共享的需求金字塔。

第一层:文件存储和传输

基本操作文件系统的设计将是整个文件管理系统的性能,可用性和可伸缩性的关键。

第二层:文件访问和应用程序

今天的移动办公需求越来越需要。直接通过移动终端方便地访问,预览,搜索和编辑公司文档将成为文档管理产品的标准。

第三层:文件共享和协作

流通文档可以产生更大的价值,文件协作是高度工业化和场景化的。不同的行业对文件协作有不同的要求,并且基于此,将导出更多的文件协作功能。

第四层:管理和安全

文档是企业中最有价值的数字资产,企业文档管理工具的安全性和管理尤为重要。

充分的技术评估,以帮助实现高质量的产品选择

在分析了功能级别之后,让我们来谈谈选择此类产品时公司的技术考虑因素。文档管理将是未来企业最基本的核心信息组成部分。如果没有足够的技术评估,选择错误的系统将导致大量的系统稳定性,性能和安全问题,并且企业需要出于这些原因来实施系统。更换时,成本会非常高。下面我们将选择企业文档管理系统最重要的技术方面进行深入分析。

公共云,混合云和私有云,选择不同的部署方法

在过去几年中,企业云服务在中国迅速崛起,并得到越来越多公司的认可。这是因为一次性投资成本低,无需部署,使用灵活,产品可用性高,维护复杂性低。但由于担心数据安全和隐私,仍有许多公司仍然偏爱私有云系统。综上所述,企业未来需要的文件管理系统不仅是一个简单的存储系统,而且是一个具有丰富的文件访问,协作,管理和安全功能的企业级内容平台。这样的系统通常需要更多的服务器和有经验的操作员来支持它。接下来,我们将为不同类型的企业推荐部署方法,以便企业可以根据自己的需要选择部署方法。

首先,我们定义不同的部署方法:

●私有云:企业内部网部署的一整套系统,由企业IT部门部署。

●公共云:以云服务的形式购买企业云服务提供商,无需在企业中部署系统

●混合云:在私有云和公共云之间,允许企业选择在本地存储文件存储以确保数据可控,但同时利用公共云平台的计算和访问功能的混合部署

按行业划分:军事相关公司和银行所代表的机密性非常高,合规性要求需要很多行业。由于合规性和保密性要求,这些企业通常不能考虑私有云以外的部署方法,并且通常它们都具有充足的预算和IT功能,在这种情况下私有云可能仍然是一个不错的选择。制造业,零售业,教育业,工程业,互联网等所代表的保密性和合规性要求相对较低。部署私有云是一个非常低的长期投资回报率,将导致非常繁重的运营。维度负担,建议部署公共云或混合云。

根据企业规模:对于500人以上的企业,如果数据控制要求比较高,建议采用混合云部署方法。当然,也可以采用公共云方法。最后一个选项是私有云。除非它是一个分类行业,绝大多数

员工少于500人的企业不需要或构建文档管理系统。云服务的使用具有更高的投资回报率和更高的可靠性。

根据IT能力:如果没有完整的IT团队和数据中心,选择公共云无疑是最好的,甚至是唯一的选择。盲目地建立一个系统很可能是公司将来无法维护它。建议部署公共云;一个相对小而复杂的IT团队,拥有一定数量(超过五个)的服务器和存储资源,混合云对IT运营和维护专业知识和服务器资源的相对较低要求,可以与行业属性相结合,以部署混合云或公共云;拥有一支专业,完整的IT团队,拥有大中型IDC,团队能够构建私有云,但如果没有特殊需求,仍然可以推荐公共云和混合云。

根据使用场景:大型企业局域网使用,大文件传输,建议在局域网中部署混合云,混合云时传输速度和访问速度较快,因为存储是本地的;移动使用场景,团队分布在全国乃至全世界,建议部署公共云。公共云在远程访问方面具有非常突出的优势。业务团队需要快速启动系统以完成方便有效的文档共享或项目协作。建议部署公共云,混合云或私有云。部署方法需要IT部门的大量参与,系统的在线周期相对较长。当业务部门需要一个能够快速支持业务发展的系统时,公共云是最有效的选择。

CIO选择企业文档管理产品的步骤和建议

当公司未来真正评估此类产品时,我们建议业务决策者按照以下步骤逐步筛选和判断:

1.完全收集管理层,业务层和员工方面的要求以组织它们

2.根据要求和上述核心功能描述匹配和评估潜在的产品选项

3.从潜在供应商处收集上述潜在产品的信息,并进行演示

4.组织1到2个业务部门进行产品试用并提供用户反馈

5.根据企业需求,IT能力和未来产品定位对最佳部署模型进行全面评估

6.最佳产品的最终选择

在互联网时代,公司面临的最大挑战是如何应对不断变化的市场和竞争。 IT部门正在逐渐从前企业辅助支持的角色转变为遵循企业战略的拖拉机角色。在选择未来的IT系统时,我们还必须考虑企业管理的需求以及员工和业务部门的需求,以提高效率和易用性。本文是面向未来的视角,供企业选择文件存储,管理和共享解决方案。该计划尽可能提供客观,专业和全面的评估和决策支持,并希望对公司有所帮助。